> Pour décrire et organiser
Procédure
Procédure
Objectif
Une procédure est une règle d’organisation qui décrit avec des spécifications la manière d’accomplir une activité. Une procédure sert à mettre les gens d’accord sur une même façon de faire. Elle sert aussi de guide pour éviter les erreurs, de support pour la remise en question, d’aide à la formation.
Méthodologie
Chaque procédure doit :
permettre d’atteindre l’objectif qui lui est assigné -préciser QUI doit faire QUOI, COMMENT et éventuellement OU et QUAND
en identifiant chacune des phases et des points-clés de l’activité
en indiquant la conduite à tenir au cas où la situation rencontrée n’est pas conforme à celle prévue
être applicable,et donc
être écrite dans un langage clair, compréhensible, univoque
éviter d’avoir un contenu ( corps du texte ) dépassant 5 pages
être établie en concertation avec les personnes concernées
être conforme à la politique de l’organisme
être cohérente avec les autres procédures en vigueur,
être identifiable grâce à une référence,
être appliquée
Plan de principe
- Identification : nom, numéro, date
- Destinataire de la procédure pour information ou application
- Objet de la procédure,
- Définitions du vocabulaire spécifique à la procédure,
- Domaine d’application,
- Document de référence,
- Contenu : description détaillée de la procédure.
- Synthèse : schéma ou ordinogramme
- Annexes : imprimés nécessaires à son application
Méthode d’élaboration
Identifier la procédure problématique
Réunir les acteurs concernés
Faire s’exprimer chacun sur sa façon de faire, les problèmes rencontrés
Identifier les points problématiques
Rechercher des solutions et un consensus opérationnel sur des points clés simples pour éviter les problèmes et prendre en compte les normes applicables
Rédiger la procédure souhaité
Tester puis valider la procédure retenue
Diffuser la procédure pour application, l’auditer régulièrement
Vos ressources en quelques clics
